Datenschutzerklärung

Verantwortlicher
VISA USA s.r.o.
Sv. Čechá 750/4
743 01 Bílovec
Tschechien
E-Mail: info@visaeta.de

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1. Einleitung und Anwendungsbereich

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten, wenn Sie unsere Website www.visaeta.de besuchen bzw. unsere Online-Dienste nutzen, um eine UK-Visa-Antragstellung vorzubereiten und einzureichen. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (insbesondere EU-DSGVO, BDSG und TTDSG).

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2. Kategorien und Arten der erhobenen personenbezogenen Daten

Auf unserer Website werden die folgenden Kategorien personenbezogener Daten von Ihnen erfasst, sofern Sie sich registrieren, ein UK-Visum beantragen oder entsprechende Formulare ausfüllen:

1. Identifikationsdaten
   • Vor- und Nachname
   • Geburtsdatum
   • Geburtsort
   • Staatsangehörigkeit
2. Kontaktdaten
   • Postanschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Land)
   • E-Mail-Adresse
   • Telefonnummer (Festnetz/Mobil)
3. Reisedokumente und Passdaten
   • Reisepass-Nummer
   • Ausstellungsland
   • Ausstellungsdatum und Ablaufdatum
   • Ausstellende Behörde
4. Berufliche und staatsbürgerliche Informationen
   • Beruf/Beschäftigungsverhältnis
   • Arbeitgebername und -adresse (falls zutreffend)
   • Einkommen und finanzielle Angaben (zum Nachweis der Mittel für Reise und Unterhalt)
   • Angaben zum Familienstand
5. Reisehistorie und Aufenthaltsdetails
   • Geplantes Reisedatum und Reiseziele im Vereinigten Königreich
   • Aufenthaltsdauer und Unterkunftsadresse im UK
   • Frühere Visa im UK oder anderen Ländern (Datum, Zweck)
6. Biometrische Daten (bei Bedarf)
   • Digitale Passfotos (Lichtbild)
   • Fingerabdrücke (falls im Rahmen der Visumsvoranmeldung elektronisch übermittelt)
7. Zahlungsinformationen
   • Kreditkarten-/Bankdaten (nur für Gebührenzahlung und soweit gesetzlich zulässig)
8. Technische und Nutzungsdaten
   • IP-Adresse
   • Browser- und Geräteinformationen (Betriebssystem, Browserversion)
   • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
   • Angaben zu Cookies und Tracking-Tools (siehe Abschnitt 7)

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3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

1. Erbringung unseres Online-Dienstes zur UK-Visum-Vorbereitung und -Beantragung
   • Erfassung und Weiterleitung aller notwendigen Antragsdaten an die zuständigen britischen Behörden (z. B. UKVI) oder deren Dienstleister.
   • Kommunikation mit Ihnen bzgl. Ihres Visumantrags (z. B. Rückfragen, Status-Updates).
   • Speicherung erforderlicher Unterlagen (Passkopien, Fotos) für die Antragstellung.
     Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 b DSGVO (Verarbeitung zur Erfüllung vorvertraglicher Maßnahmen und Vertragserfüllung).
2. Kundenkommunikation und Support
   • Beantwortung von Anfragen über Kontaktformulare oder E-Mail.
   • Versenden von Benachrichtigungen zum Bearbeitungsstand.
     Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 b DSGVO (Vertragserfüllung) und ggf. Art. 6 Abs. 1 f DSGVO (berechtigtes Interesse, um den Support sicherzustellen).
3. Abwicklung von Zahlungen
   • Erhebung und Nutzung von Zahlungsdaten zur Begleichung von Visa-Gebühren und Servicekosten.
     Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 b DSGVO (Vertragserfüllung).
4. Gewährleistung der IT-Sicherheit und Betrieb der Website
   • Sammlung technischer Daten (z. B. IP-Adresse, Browserdaten) zur Erkennung und Abwehr von Angriffen.
     Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betriebssicherheit).
5. Einwilligungsbasierte Verarbeitung
   • Einsatz von Marketing-Newslettern oder optionalen Umfragen.
   • Nutzung von Cookies und Tracking-Tools, soweit Sie dem ausdrücklich zugestimmt haben.
     Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 a DSGVO (Einwilligung).

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4. Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern

Ihre Daten werden – je nach Zweck – an folgende Empfänger übermittelt:

1. Visum-Behörden und Dienstleister
   • UK Visas and Immigration (UKVI) oder beauftragte Partner (z. B. TLScontact, VFS Global) für Visumsvoranmeldung und -bearbeitung.
   • Behörden der britischen Regierung, Botschaften oder Konsulate.
2. Zahlungsdienstleister
   • Kreditkartenunternehmen, Banken oder Payment-Gateway-Anbieter, die die Zahlung von Visum- oder Servicegebühren abwickeln.
3. IT- und Hosting-Dienstleister
   • Externe Rechenzentren/Hosting-Partner zur Speicherung der Website und Ihrer Kundendaten.
   • E-Mail-Provider für den Versand automatischer Benachrichtigungen.
4. Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO-Drittanbieter)
   • Dienstleister für Datenverarbeitung, die ausschließlich in unserem Auftrag arbeiten (z. B. Anbieter für Kundendaten-Management, CRM).
   • Externe Dienstleister für die Übersetzung/Überprüfung von Antragsunterlagen (falls notwendig).

Übermittlungen an Empfänger außerhalb der EU/EEA

• Eine Weitergabe personenbezogener Daten in das Vereinigte Königreich (UK) erfolgt, da dort die Visa-Entscheidungsstellen ihren Sitz haben.
• Rechtsgrundlage für die Übermittlung ist Art. 45 DSGVO (Angemessenheitsbeschluss für das Vereinigte Königreich) oder – sofern erforderlich – Art. 46 DSGVO (Standardvertragsklauseln).

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5. Datenübermittlung in Drittländer

Da unsere Auftragspartner und Behörden zur Visumbearbeitung teilweise in Großbritannien (UK) ansässig sind, kommt es zu einer Übermittlung Ihrer Daten in dieses Drittland. Das Vereinigte Königreich verfügt gemäß Art. 45 DSGVO über einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, der ein angemessenes Datenschutzniveau sicherstellt. Falls Daten an Drittländer übermittelt werden, die keinen Angemessenheitsbeschluss besitzen, sichern wir dies durch geeignete Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) ab.

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6. Dauer der Datenspeicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Konkret:

1. Daten zur Visum-Antragstellung
   • Bis zum Abschluss des Visum-Verfahrens und darüber hinaus für den Zeitraum, in dem gegebenenfalls Rechtsansprüche aus dem Vertrag geltend gemacht werden können (Verjährungsfristen: in der Regel bis zu 3 Jahre nach Abschluss).
2. Zahlungsnachweise und Rechnungskopien
   • Gesetzliche Aufbewahrungsfrist nach § 147 AO (Abgabenordnung) und § 257 HGB (Handelsgesetzbuch): 10 Jahre.
3. Technische und Nutzungsdaten
   • IP-Adressen und Logdateien: maximal 30 Tage zur Fehleranalyse und IT-Sicherheit, anschließend anonymisierte Weiterverwendung oder Löschung.
4. Marketing-Newsletter
   • Solange Sie dem Empfang nicht widersprechen oder Ihre Einwilligung widerrufen. Anschließend umgehende Löschung personenbezogener Daten für diesen Zweck.

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7. Cookies und vergleichbare Technologien

Unsere Website verwendet Cookies und Tracking-Tools, um Funktionalität bereitzustellen und Nutzungsstatistiken zu erfassen.

1. Notwendige Cookies
   • Diese Cookies sind technisch erforderlich, damit Sie sich anmelden, Formulare ausfüllen und grundlegende Funktionen der Website nutzen können. Ohne diese Cookies ist die Website nur eingeschränkt funktionsfähig.
   • Speicherdauer: Sitzung bis maximal 12 Monate (je nach Typ).
2. Statistik-Cookies
   • Wir nutzen Google Analytics (oder Matomo auf eigenem Server) zur Analyse des Nutzerverhaltens. Diese Cookies ermöglichen uns, anonyme Nutzungsdaten zu erfassen (z. B. Seitenaufrufe, Verweildauer).
   • Speicherdauer: 14 Monate (Standard von Google Analytics).
   • Widerspruch/Möglichkeit zum Opt-out: Sie können die Erfassung durch Google Analytics über einen Browser-Add-on deaktivieren oder in unserem Cookie-Banner opt-out wählen.
3. Marketing-Cookies
   • Zur Ausspielung zielgerichteter Anzeigen nutzen wir Facebook Pixel und/oder Google Ads. Diese Cookies verfolgen Ihr Online-Verhalten über verschiedene Websites hinweg.
   • Speicherdauer: Bis zu 180 Tage (kann je nach Anbieter variieren).
   • Widerspruch/Möglichkeit zum Opt-out: Sie können in unserem Cookie-Banner oder über die Opt-out-Links von Facebook und Google Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.
4. Einwilligung
   • Vor dem Setzen nicht-notwendiger Cookies (Statistik, Marketing) fragen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung über ein Cookie-Consent-Tool ab.
   • Sie können Ihre Einwilligungs-Einstellungen jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer ändern oder widerrufen.

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8. Betroffenenrechte

Sie haben als betroffene Person folgende Rechte gemäß DSGVO:

1. Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
   • Sie können Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben, zu welchen Zwecken und an welche Empfänger wir diese Daten weitergegeben haben.
2. Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
   • Sie können unverzüglich die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten verlangen oder die Vervollständigung unvollständiger Daten.
3. Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
   • Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten verlangen, z. B. wenn die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben und keine andere Rechtsgrundlage besteht.
4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
   • Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, wenn z. B. die Richtigkeit der Daten bestritten wird oder die Verarbeitung rechtswidrig ist.
5. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
   • Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
6. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
   • Sie können aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung verhältnismäßiger Daten, die auf unserer Interessenabwägung beruhen, Widerspruch einlegen.
   • Zudem können Sie jederzeit gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten für Zwecke der Direktwerbung Widerspruch einlegen.
7. Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
   • Sie können Ihre einmal erteilte Einwilligung (z. B. für Newsletter, Cookies oder andere Dienste) jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.
8. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
   • Sollten Sie der Ansicht sein, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns gegen geltendes Recht verstößt, können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren.
   • Zuständige Behörde (Deutschland, sofern Sie in Deutschland ansässig sind):
     Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Ihres Bundeslandes (z. B. Berlin: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Berlin).

Kontakt für Betroffenenanfragen
Bitte richten Sie Auskunfts-, Berichtigungs-, Löschungs- oder Widerspruchsanfragen per E-Mail an info@visaeta.de. Geben Sie zur Identifikation Ihren vollständigen Namen und – falls möglich – die bei uns gespeicherte E-Mail-Adresse an.

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9. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Wir haben geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dazu gehören unter anderem:

• Verschlüsselung aller Datenübertragungen via TLS/SSL (HTTPS).
• Zugangsbeschränkungen: Nur berechtigte Personen mit individueller Zugangskontrolle haben Zugriff auf personenbezogene Daten.
• Firewall und Intrusion-Detection-Systeme, um unbefugte Zugriffe auf unsere Infrastruktur zu verhindern.
• Regelmäßige Datensicherungen und Updates unserer IT-Systeme.
• Vertraulichkeitsverpflichtung aller Mitarbeiter und Dienstleister, die mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen.

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10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an geänderte rechtliche Rahmenbedingungen oder geänderte Leistungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Version finden Sie stets auf unserer Website unter www.visaeta.de/datenschutz. Das Datum der letzten Aktualisierung ist am Anfang dieser Erklärung vermerkt. Änderungen werden in Kraft treten, sobald sie auf der Website veröffentlicht sind.

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Stand: 02. Juni 2025

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Sv. Čechá 750/4, 743 01 Bílovec, Tschechien
E-Mail: info@visaeta.de