ETA UK Rechnung 2026: Quittung, Steuer-Erstattung und Buchhaltung für Deutsche

Eine klassische Rechnung zur UK ETA gibt es nicht: Nach der Genehmigung erhalten Sie automatisch eine E-Mail mit Ihrer 16-stelligen ETA-Referenznummer – meist innerhalb eines Tages, spätestens nach 3 Werktagen. Zusammen mit Ihrer Kreditkarten- oder Kontoabrechnung dient diese E-Mail als Beleg für Buchhaltung, Steuererklärung und Reisekostenabrechnung. Die Antragsgebühr beträgt £20 (ca. 23 €) – seit dem 8. April 2026 (zuvor £16). Bei beruflich veranlassten Reisen können Sie die Gebühr in der Regel als Werbungskosten bzw. Betriebsausgabe absetzen, soweit sie Ihnen nicht erstattet wird; ein spezielles BMF-Schreiben zur ETA ist uns nicht bekannt – es gelten die allgemeinen Regeln für Reisekosten. UK Home Office stellt keine separate „Rechnung“ mit Mehrwertsteuer aus. Ein PDF brauchen Sie nicht – die ETA ist digital mit Ihrem Reisepass verknüpft; die Bestätigungs-E-Mail enthält Ihre 16-stellige ETA-Referenznummer.

Darüber hinaus zeigt dieser Leitfaden, wo Sie die Quittung erneut anfordern können, wie die deutsche Steuer £20-Abzug behandelt, welche Belege Arbeitgeber für Geschäftsreisen akzeptieren und welche Online-Tools die Buchhaltung erleichtern.

Schnellübersicht: Was Sie in diesem Leitfaden erfahren

Dieser Leitfaden liefert deutschen Reisenden eine vollständige Übersicht zu „eta uk rechnung“ mit konkreten Daten, gesetzlichen Regelungen und praktischen Empfehlungen aus offiziellen Quellen. Außerdem finden Sie unten eine Übersichtstabelle, Antworten auf häufige Fragen und Links zu den offiziellen GOV.UK-Seiten.

Wo finde ich die ETA UK Rechnung?

Die ETA-Quittung wird automatisch per E-Mail an die im Antrag angegebene Adresse versandt — Absender „notifications.visa.dfa-uk.gov.uk“, Betreff „UK Electronic Travel Authorisation — Confirmation“. Ein PDF zum Herunterladen gibt es in der UK-ETA-App nicht. Die ETA ist digital mit Ihrem Reisepass verknüpft – bei der Einreise zeigen Sie nur den Pass vor. Ob Ihre ETA erteilt wurde und bis wann sie gilt, prüfen Sie nach der Genehmigung online über den GOV.UK-Dienst „Check your ETA“. Ist die E-Mail verloren gegangen, wenden Sie sich an den Kundenservice von UK Visas and Immigration (UKVI).

Inhalt der ETA-Quittung

Die Bestätigungs-E-Mail enthält Ihre 16-stellige ETA-Referenznummer und bestätigt die Genehmigung – eine Quittung im engeren Sinn oder ein PDF mit Stempel ist sie nicht. Den gezahlten Betrag von £20 (ca. 23 €) belegen Sie zusätzlich mit Ihrer Kreditkarten- oder Kontoabrechnung. Allerdings Mehrwertsteuer-Hinweis: Government Fee — keine Mehrwertsteuer. Demzufolge Sprache: Englisch — keine deutsche Version verfügbar.

ETA-Rechnung anfordern: Was tun bei verlorener Bestätigung?

Bei verlorener Quittung: Helpdesk +44 300 790 6268 (Mo–Fr 9–17 UK-Zeit) kontaktieren oder Online-Kontaktformular auf gov.uk; Antragsreferenz und Geburtsdatum bereithalten. Folglich Antwortzeit typisch 24 Stunden. Ein PDF wird nicht verschickt; die Gültigkeit Ihrer ETA können Sie jederzeit über den GOV.UK-Dienst „Check your ETA“ prüfen. Insbesondere Englischsprachiger Support verfügbar.

Steuer-Absetzung: Können Geschäftsreisende £20 absetzen?

Für Geschäftsreisen kann die ETA-Gebühr als Werbungskosten in der deutschen Einkommenssteuer abgesetzt werden — Voraussetzung: nachweisbare berufliche Veranlassung der Reise. Bei einer beruflich veranlassten Reise gehört die ETA-Gebühr – wie Visakosten – zu den Reisenebenkosten (R 9.8 LStR). Arbeitnehmer können sie als Werbungskosten absetzen (§ 9 EStG), sofern der Arbeitgeber sie nicht steuerfrei erstattet hat (§ 3 Nr. 16 EStG); Selbstständige und Unternehmer machen sie als Betriebsausgaben geltend (§ 4 Abs. 4 EStG). Als Beleg dienen die Bestätigungs-E-Mail und Ihre Kartenabrechnung. Trotzdem Werbungskosten-Pauschale 1.230 € für Arbeitnehmer. Beispielsweise Reisekosten-Aufstellung in Anlage N.

Mehrwertsteuer: UK-Gebühr ohne VAT

Die £20 ETA-Gebühr ist eine staatliche Verwaltungsgebühr OHNE Mehrwertsteuer — daher kein Vorsteuerabzug für deutsche Unternehmen möglich; bei beruflich bzw. betrieblich veranlassten Reisen ist sie als Werbungskosten (Arbeitnehmer) bzw. als Betriebsausgabe (Selbstständige und Unternehmer, § 4 Abs. 4 EStG) absetzbar. Allerdings UK VAT (20 %) auf reguläre Waren und Dienstleistungen. Andererseits Government Fee separate Kategorie ohne VAT. Zusätzlich Vorsteuerabzug für deutsche GmbH nicht möglich.

Geschäftsreise: Arbeitgeber-Erstattung

Bei Arbeitgeber-Erstattung reichen Sie die ETA-Quittung mit anderen Reisekosten ein — Verpflegungspauschalen, Hotel-Rechnung, Bahn-Tickets, Flug-Boardingkarten. Jedoch Arbeitgeber zahlt £20 typisch erstattet ohne Lohnsteuer. Demzufolge Reisekostenabrechnung in DATEV oder SAP Concur. Infolgedessen Vorlage spätestens 90 Tage nach Reise.

Privat-Reise: ETA-Quittung für Reise-Versicherung

Bei Reise-Rücktritts-Versicherung kann die ETA-Gebühr als „nicht erstattbare Kosten“ geltend gemacht werden — abhängig von Versicherungsbedingungen und Reise-Grund. Trotzdem ADAC Reiserücktritt-Tarif inkludiert ETA-Kosten. Insbesondere CDC Reise-Versicherung Klausel prüfen. Tatsächlich Annullierung mit Stornogrund nachweisen.

Buchhaltung für Selbstständige und Freiberufler

Selbstständige und Freiberufler buchen die £20 ETA-Gebühr in der EÜR als „Reisekosten“ — Beleg-Pflicht: ETA-Quittung mit Antragsreferenz und Zahlungstransaktions-ID. Andererseits Konto 4760 „Reisekosten Arbeitnehmer“ (DATEV-SKR 03). Beispielsweise Geschäftliche Veranlassung nachweisen. Zusammenfassend Belegsammlung 10 Jahre aufbewahren.

Häufige Fehler bei der ETA-Rechnungs-Verwaltung

Typische Fehler: keine Belegsicherung, falsche Konto-Buchung, unklare Reise-Veranlassung, vermischte Privat- und Geschäftsreise, fehlende Reise-Dokumentation. Demzufolge Reisekosten-App zur Belegerfassung nutzen. Zusätzlich PDF-Belege in DATEV Dokumenten-Management. Konkret Reise-Bericht mit Zweck und Ergebnis dokumentieren.

Spezial: ETA-Rechnung für mehrere Mitarbeiter

Bei Geschäftsreisen mit mehreren Mitarbeitern beantragen Sie jede ETA separat — Sammelantrag und Sammelrechnung sind nicht möglich; jede Quittung pro Person erforderlich. Insbesondere £20 × Anzahl Mitarbeiter = Gesamtkosten. Infolgedessen Belege individuell pro Mitarbeiter zu verbuchen. Erfreulicherweise Reise-Genehmigung des Vorgesetzten beilegen.

ETA-Quittung: Inhalt und Verwendung

Feld	Wert	Verwendung
Antragsreferenz	16-stellige ETA-Referenznummer	Identifikation Antrag
Gebühr	£20	Werbungskosten-Beleg
Mehrwertsteuer	keine	kein Vorsteuerabzug
Zahlungsdatum	Antragsdatum	Buchung im Geschäftsjahr
Zahlungsmittel	Visa, Mastercard etc.	Bank-Abgleich
Aussteller	UK Home Office	staatlich
Sprache	Englisch	Englisch

Weiterführende Praxis-Leitfäden für deutsche UK-Reisende

Vertiefen Sie Ihr Wissen mit unseren themenspezifischen Praxisartikeln rund um Visa, Reise und Aufenthalt in Großbritannien. Jeder Beitrag liefert konkrete Schritte, aktuelle Daten und offizielle Quellen für deutsche Reisende:

• UK ETA bezahlen: Zahlungsarten und Ablauf
• ETA-Gebühr und Preisanstieg April 2026
• ETA-Status online prüfen
• Bearbeitungszeit der ETA-Genehmigung
• ETA am Flughafen: Last-Minute-Antrag
• ETA-Betrug erkennen
• ETA für Kinder und Babys
• Einreise nach England nach Brexit
• Vorläufiger Reisepass
• ETA bei Transit
• Reiseversicherung für UK

Offizielle Quellen und weiterführende Behördenseiten

Die folgenden Behördenseiten liefern verbindliche Informationen zu Visa, Zoll, Gesundheit und Reiseregeln nach britischem und EU-Recht. Allerdings ändern sich Regelungen häufig — daher empfehlen wir die direkte Prüfung kurz vor der Reise:

• UK Home Office — Apply for an ETA
• VisitBritain — Reiseinformationen Deutschland
• UK Home Office — ETA Statistics 2025
• gov.uk — Bringing goods into the UK
• UK Border Force — Travel updates

Kein PDF-Download: Was Sie nach der Genehmigung als Beleg erhalten

Nach dem Antrag erhalten Sie die Entscheidung per E-Mail – meist innerhalb eines Tages, es kann aber bis zu 3 Werktage dauern. Die E-Mail enthält Ihre 16-stellige ETA-Referenznummer und bestätigt die Genehmigung. Ein zusätzliches Dokument brauchen Sie nicht: Die ETA ist digital mit Ihrem Reisepass verknüpft, bei der Einreise zeigen Sie nur den Pass vor. Ob Sie eine ETA haben und bis wann sie gilt, prüfen Sie online über den GOV.UK-Dienst „Check your ETA“. Die ETA gilt 2 Jahre oder bis zum Ablauf des Reisepasses, je nachdem, was früher eintritt. Für die Buchhaltung bewahren Sie die Bestätigungs-E-Mail zusammen mit der Kreditkarten- oder Kontoabrechnung über £20 auf; ob dies als Beleg genügt, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.

Mehrwertsteuer-Behandlung: ETA-Gebühr als nicht-vorsteuerabzugsfähige Government Fee

Allerdings ist die ETA-Gebühr (£20, ca. 23 €) in der deutschen Buchhaltung als nicht-vorsteuerabzugsfähig einzustufen: UK-Government-Fees enthalten keine Mehrwertsteuer (VAT 0 %) und daher entfällt der Vorsteuerabzug. Konkret buchen Sie auf SKR03-Konto 4670 „Reisekosten Unternehmer / Übernachtungs- und Reisenebenkosten“ oder SKR04-Konto 6650 mit Buchungssatz: 4670 an 1200 über den tatsächlich abgebuchten Euro-Betrag (bei £20 ca. 23 €). Außerdem akzeptiert das Finanzamt die ETA als Reisenebenkosten gem. § 9 Abs. 1 EStG für Werbungskosten bzw. § 4 Abs. 4 EStG für Betriebsausgaben — analog zur deutschen Reisepass-Gebühr (70 € ab 24 Jahren) oder Visa-Antrag. Die ETA-Gebühr ist als Werbungskosten bzw. Betriebsausgabe in dem Jahr abziehbar, in dem Sie sie bezahlt haben (Abflussprinzip, § 11 Abs. 2 EStG). Eine Verteilung auf mehrere Jahre schreibt § 11 Abs. 2 EStG nur bei Vorauszahlungen für eine Nutzungsüberlassung von mehr als fünf Jahren vor, was auf die zwei Jahre gültige ETA nicht zutrifft. Auch bilanzierende Unternehmen müssen für einen so kleinen Betrag keinen Rechnungsabgrenzungsposten bilden (§ 5 Abs. 5 Satz 2 EStG). Folglich gestaltet sich die Buchhaltung der UK-ETA für deutsche Unternehmer steuerlich neutral und unkompliziert.

Erstattung bei Ablehnung oder Nicht-Nutzung der ETA: Wann und wie?

Insbesondere gilt eine wichtige Regel: Die £20 ETA-Gebühr wird bei Ablehnung NICHT erstattet — auch bei rein technischer Ablehnung (z. B. unleserliches Pass-Foto). Allerdings können Sie nach Korrektur des Mangels erneut beantragen (weitere £20). Eine offizielle Ablehnungsquote veröffentlicht das Home Office nicht; laut seinen Fallzahlen (Oktober 2023 bis Juni 2026) wurde nur ein sehr kleiner Teil der Anträge abgelehnt oder als ungültig zurückgewiesen. Außerdem ist die ETA an die Reisepass-Nummer gebunden: Wechseln Sie den Reisepass (Verlust, Ablauf), verfällt die ETA und Sie müssen neu beantragen. Allerdings erstattet UK Home Office in zwei Sonderfällen: (1) Doppel-Bezahlung wegen Bank-Fehler — Antrag binnen 30 Tagen per E-Mail an [email protected] mit Banking Reference, (2) System-Fehler beim Antrag (z. B. Server-Crash mit gleicher ETA zweimal generiert). Konkret dauert die Rückerstattung 28 Arbeitstage und erfolgt auf die ursprüngliche Karte. Folglich planen deutsche Geschäftsreisende ETA-Kosten als nicht-erstattungsfähig in das Reisebudget ein.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wo finde ich die ETA UK Rechnung?

Per E-Mail nach Genehmigung vom Absender „notifications.visa.dfa-uk.gov.uk“. Ein PDF-Dokument brauchen Sie nicht: Die ETA ist digital mit Ihrem Reisepass verknüpft, bei der Reise zeigen Sie nur den Pass vor. Bewahren Sie die E-Mail mit Ihrer 16-stelligen ETA-Referenznummer dennoch auf.

Kann ich die £20 in der Steuer absetzen?

Ja, bei Geschäftsreisen als Werbungskosten in Anlage N. Voraussetzung: nachweisbare berufliche Veranlassung der UK-Reise.

Enthält die ETA-Rechnung Mehrwertsteuer?

Nein, die £20 sind eine Government Fee ohne Mehrwertsteuer. Kein Vorsteuerabzug für deutsche Unternehmen möglich.

Was tun bei verlorener Quittung?

Helpdesk +44 300 790 6268 oder Online-Kontaktformular auf gov.uk kontaktieren. Antragsreferenz und Geburtsdatum bereithalten.

Erstattet mein Arbeitgeber die ETA-Gebühr?

Üblicherweise ja, bei Geschäftsreisen. Reichen Sie die ETA-Quittung mit anderen Reisekosten in der Reisekostenabrechnung ein.

Welche Buchungsoptionen gelten für Selbstständige?

Konto 4760 „Reisekosten Arbeitnehmer“ (DATEV-SKR 03) in der EÜR. Geschäftliche Veranlassung mit Reise-Bericht nachweisen.

Gibt es Sammelrechnungen für Gruppen?

Nein, jeder ETA-Antrag erhält eine separate Quittung pro Person. £20 × Anzahl Mitarbeiter = Gesamtkosten Geschäftsreise.

Kann ich die ETA-Rechnung in der deutschen Buchhaltung als Geschäftsausgabe absetzen?

Ja, die £20 ETA-Gebühr ist bei beruflicher Veranlassung (Geschäftsreise, Messebesuch, Kunden-Termin) als Betriebsausgabe nach § 4 Abs. 4 EStG bzw. Werbungskosten nach § 9 EStG vollständig absetzbar. Konkret kontieren Sie die Gebühr (Beleg: Bestätigungs-E-Mail und Kartenabrechnung) als Reisekosten bzw. Reisenebenkosten (das passende Konto in SKR03/SKR04 hängt von Rechtsform und Kontenrahmen ab) mit dem Zahlungsdatum. Allerdings ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen, da UK-Government-Fees keine VAT enthalten.

Welches Buchungskonto verwende ich nach SKR03/SKR04 für die ETA-Gebühr?

Insbesondere bietet sich SKR03 Konto 4670 „Reisekosten Unternehmer — Übernachtungs- und Reisenebenkosten“ an, alternativ 4675 „Reisekosten Arbeitnehmer“ bei Arbeitgeber-Erstattung. Außerdem nutzen SKR04-Anwender Konto 6650 (Reisekosten) oder 6660 (Reisekosten Arbeitnehmer). Konkret bucht ein Selbstständiger den Einkauf der ETA als: 4670 (Reisekosten) an 1200 (Bank). Daher empfehlen Steuerberater eine separate Belegnummern-Kategorie „UK-ETA“ für jährliche Reisekosten-Aufstellungen.

Was tun, wenn die Bestätigungs-E-Mail zur ETA nicht ankommt?

Die Entscheidung kommt meist innerhalb eines Tages, in der Regel höchstens nach drei Werktagen. Ist dann noch keine E-Mail da, prüfen Sie zuerst den Spam-Ordner und wenden Sie sich anschließend an den Kundenservice von UK Visas and Immigration (Webchat). Ein PDF brauchen Sie nicht: Die ETA ist digital mit Ihrem Reisepass verknüpft; nach der Genehmigung können Sie sie über den GOV.UK-Dienst „Check your ETA“ prüfen.

Fazit für deutsche Reisende

Die ETA UK Quittung dient als offizieller Beleg für Steuer-Abzug, Arbeitgeber-Erstattung und Buchhaltung; Mehrwertsteuer entfällt, Werbungskosten-Abzug bei Geschäftsreisen möglich. Insgesamt erhalten deutsche Geschäftsreisende mit der ETA-Quittung einen klaren Beleg für £20 Werbungskosten in der deutschen Einkommenssteuer. Allerdings ist kein Vorsteuerabzug möglich, da Government Fees ohne VAT ausgestellt werden. Insbesondere selbstständige Reisende sollten in der EÜR auf Konto 4760 buchen mit nachweisbarer beruflicher Veranlassung. Außerdem gilt die Belegsammlung-Pflicht 10 Jahre. Folglich navigieren deutsche Geschäftsreisende UK-Aufenthalte buchhalterisch korrekt mit der ETA-Quittung als Standardbeleg.

Aktualisiert: 4. Oktober 2026. Quellen: gov.uk, UK Home Office, VisitBritain, HMRC.